Przewodniczący Wydziału VII Wizytacyjnego Wiceprezes Sądu Okręgowego, Zenon Cypryś, pok. 149,
tel. 0-prefix-17 875 62 31

Kierownik Sekretariatu Wydziału VII Wizytacyjnego
Anna Łukarska pok.139 tel. 0-prefix-17 875 63 11
e-mail: wiz@rzeszow.so.gov.pl

Obowiązującym systemem kancelaryjnym stosowanym w postępowaniu ze sprawami z zakresu administracji i nadzoru jest system bezdziennikowy - rejestrowy oparty na rzeczowym wykazie akt, ustalonym przez prezesa sądu w uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym.

Wykaz akt w/w określa cyfrowo i słownie hasła klasyfikacyjne wszystkich rodzajów spraw z zakresu administracji i nadzoru, jakie załatwiane są w sądzie oraz ich kwalifikację do kategorii materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Akta spraw objętych poszczególnymi hasłami klasyfikacyjnymi ewidencjonowane są
w odrębnych "spisach spraw"; każdemu hasłu odpowiada stosownie oznaczony "spis spraw".

Zbiór wszystkich "spisów spraw" załatwianych w komórce organizacyjnej stanowi "rejestr spraw".

Zarejestrowanie sprawy z zakresu administracji i nadzoru polega na wpisaniu tej sprawy pod kolejną pozycję "spisu spraw" dotyczących określonego przedmiotu - zgodnie
z odpowiednim hasłem klasyfikacyjnym ustalonym w wykazie akt - oraz nadaniu jej znaku.

Do wykazu "OZ" wpisuje się w szczególności:

1) sprawy, w których stroną lub uczestnikiem jest cudzoziemiec lub osoba przebywająca albo mająca siedzibę za granicą;

2) wnioski sądów lub innych organów państw obcych o udzielenie pomocy prawnej;

3) wnioski sądów polskich o udzielenie pomocy prawnej za granicą;

4) pisma przedstawicielstw dyplomatycznych i urzędów konsularnych państw obcych
w Polsce.

Systemy ewidencyjne i informatyczne prowadzone w resorcie są źródłem danych do zbierania, gromadzenia i przetwarzania informacji do celów statystyki publicznej na podstawie przepisów art. 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439 z późn. zm.¹⁰⁾).

Nośnikami informacji do celów statystycznych są sprawozdania (dane zagregowane) oraz karty rejestracyjne i statystyczne (dane indywidualne) przekazywane na określonych wzorach formularzy lub za pomocą nośników informatycznych według określonych wzorów formularzy i po zastosowaniu programów informatycznych przekazanych przez komórkę Ministerstwa Sprawiedliwości odpowiedzialną za statystykę.

Pozostałe urządzenia ewidencyjne i sposób ich prowadzenia reguluje zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. MS Nr 5, poz.22 z późn.zm.)